Utlegg og reiseregning – en viktig del av regnskapet

For små og mellomstore bedrifter er det avgjørende å ha kontroll på utlegg og reiseregninger. Når ansatte legger ut for kostnader i jobbsammenheng, skal de få refundert beløpet, og samtidig må bedriften føre kostnaden riktig i regnskapet. Dette handler både om rettferdighet overfor de ansatte og om å sikre et korrekt regnskap.

Selv om prosessen virker enkel, kan det fort bli både tidkrevende og komplisert dersom rutinene ikke er på plass. Med gode systemer og tydelige regler blir det hele mye enklere, og med ØkoRåd som samarbeidspartner får du en trygg løsning som sikrer både oversikt og effektivitet.

Hva regnes som utlegg og reiseregning?

Et utlegg oppstår når en ansatt betaler en kostnad på vegne av bedriften. Det kan for eksempel være småinnkjøp, hotellovernatting, kursavgifter eller transport.

En reiseregning er en mer omfattende oversikt som gjelder jobbreiser, og den kan inkludere både billetter, overnatting, måltider og kilometer-godtgjørelse dersom privat bil brukes i tjenesten. For at utgiftene skal kunne refunderes og bokføres riktig, må de dokumenteres på en måte som oppfyller kravene i regelverket.

Krav til dokumentasjon og regler

Det stilles klare krav til hvordan utlegg og reiseregninger skal håndteres. For at bedriften skal få fradrag og for å unngå problemer ved en eventuell kontroll, må alle utlegg dokumenteres korrekt.

Det innebærer at kvitteringer må tas vare på, enten fysisk eller digitalt, og at formålet med utgiften må beskrives tydelig. I tillegg må dato, sted og type kostnad føres opp. For ytelser som diett eller bilgodtgjørelse skal man bruke Skatteetatens satser.

Disse satsene endres jevnlig, og det er lurt å sjekke oppdaterte regler på Altinn for å være sikker på at man følger gjeldende krav.

Digitale løsninger gjør jobben enklere

Håndtering av reiseregninger har tradisjonelt vært forbundet med bunker av papirer og ufullstendige skjemaer. Heldigvis finnes det i dag digitale løsninger som gjør prosessen langt enklere.

Mange regnskapsprogrammer har egne apper hvor ansatte kan ta bilde av kvitteringene med mobilen og registrere kostnadene umiddelbart. På den måten slipper man å samle papirer som lett blir borte, og opplysningene sendes direkte til regnskapssystemet.

Fordelen for bedriften er at regnskapsfører får alt på plass uten ekstra arbeid, og ledelsen kan følge med på reisekostnader og refusjoner i sanntid. Resultatet er både bedre oversikt og mindre tidsbruk.

Vanlige utfordringer for bedrifter

Selv med digitale verktøy opplever mange bedrifter utfordringer knyttet til utlegg og reiseregninger. En klassiker er manglende kvitteringer, som gjør at kostnaden ikke kan bokføres. Andre problemer kan være feilføringer, reiseregninger som leveres for sent eller ansatte som er usikre på hva de kan føre.

Dette skaper merarbeid for både ansatte og ledelse, og i verste fall kan det føre til skattetap eller problemer ved revisjon. Med gode rutiner og en tydelig policy slipper bedriften å bruke unødvendig tid på slike feil.

Derfor bør du bruke ØkoRåd

Å holde orden på utlegg og reiseregninger handler ikke bare om å tilfredsstille myndighetenes krav, men også om å sikre god økonomistyring i hverdagen. Hos ØkoRåd hjelper vi små og mellomstore bedrifter med å etablere systemer som gjør prosessen både trygg og effektiv.

Vi gir deg rådgivning slik at du forstår regelverket, og vi hjelper deg å velge og sette opp digitale løsninger som passer for din virksomhet. I tillegg kontrollerer vi at alle bilag, satser og reiseregninger føres korrekt, slik at du slipper å bekymre deg for feil eller mangler.

Kort sagt, du får en samarbeidspartner som kjenner både reglene og de praktiske utfordringene, og som sørger for at du kan bruke tiden din på det du kan best, å drive bedriften videre.

Kontakt oss for bistand

Vil du ha bedre kontroll på utlegg og reiseregninger i din bedrift? ØkoRåd gjør det enklere å samle, dokumentere og føre utlegg, samtidig som du får en rådgiver som sikrer at alt gjøres riktig.

Ta kontakt med oss i dag for en uforpliktende prat om hvordan vi kan hjelpe deg og din bedrift med å få på plass gode rutiner.