Fakturering – nøkkelen til god likviditet

For små og mellomstore bedrifter er fakturering en av de mest sentrale delene av økonomistyringen. Når varene er levert eller tjenestene utført, er det fakturaen som sørger for at pengene faktisk kommer inn på konto. Gode rutiner for fakturering handler derfor ikke bare om administrasjon, men om å sikre en stabil og sunn likviditet.

Likevel er fakturering et område hvor mange bedrifter mister oversikt. Kanskje sendes fakturaene bare én gang i måneden, eller med for lange betalingsfrister, og resultatet er at pengene lar vente på seg. For en mindre bedrift kan dette være avgjørende for om man har midler tilgjengelig til å dekke løpende utgifter. Med riktige rutiner og systemer kan dette enkelt løses, og det er nettopp her ØkoRåd kan være en viktig samarbeidspartner.

Hva innebærer fakturering?

Å fakturere betyr å sende en betalingsanmodning til en kunde for varer eller tjenester som er levert. En faktura fungerer både som dokumentasjon og som et betalingskrav, og må inneholde bestemte opplysninger for å være gyldig. Blant annet skal den vise selgerens og kjøperens informasjon, fakturanummer, dato, hva leveransen gjelder, beløp og merverdiavgift, samt forfallsdato.

Når fakturaene er korrekte og sendes i tide, blir innbetalingene enklere å følge opp. Feil eller mangler i fakturaen fører derimot ofte til forsinkelser, spørsmål fra kunden eller i verste fall at betalingen uteblir.

Hvorfor er gode faktureringsrutiner så viktige?

Mange små og mellomstore bedrifter har god aktivitet og solide leveranser, men likevel kan økonomien oppleves presset. Ofte skyldes dette at innbetalingene ikke kommer raskt nok. Hvis fakturaen sendes lenge etter at jobben er gjort, og i tillegg har en betalingsfrist på 30 dager, kan det gå flere uker før pengene faktisk er på konto.

Tenk deg en bedrift som kun fakturerer én gang i måneden. Har du levert en tjeneste tidlig i måneden, men venter med å sende faktura til månedsslutt, kan det i praksis ta opptil 60 dager før betalingen er mottatt. Det binder opp kapital, gir unødvendig risiko og skaper en mer krevende hverdag for økonomiansvarlig.

Derfor anbefales det å fakturere fortløpende og med kortere betalingsfrister. Når fakturaen sendes rett etter at jobben er gjort, og med 14 dagers betalingsfrist, blir pengene tilgjengelige mye raskere. Det gir en langt bedre likviditet og større forutsigbarhet i den daglige driften.

Elektronisk fakturering gir bedre flyt

I dag er det sjelden nødvendig å sende papirfakturaer. Elektronisk fakturering gjør prosessen både enklere og raskere. Mange bedrifter velger å sende faktura som PDF på e-post, mens stadig flere går over til EHF-format, som er den standardiserte løsningen for elektroniske fakturaer i Norge. Leverer man til offentlige kunder, er EHF ofte et krav.

Fordelen med elektroniske fakturaer er at de kommer frem umiddelbart, og risikoen for feil reduseres. Systemene gjør det enklere å følge opp hvem som har betalt, og hvem som trenger en påminnelse. For bedriften betyr dette mindre manuelt arbeid, mer presis oversikt og raskere innbetalinger.

Utfordringer mange bedrifter møter

Til tross for gode løsninger opplever mange bedrifter at faktureringen ikke fungerer optimalt. En av de vanligste feilene er at fakturaene sendes for sjelden, noe som skaper unødvendig press på likviditeten. Andre ganger kan fakturaene ha manglende opplysninger, og kunden avviser dem. Lange betalingsfrister eller fravær av oppfølging gjør også at betalingene uteblir.

Slike utfordringer kan virke små i øyeblikket, men for en mindre bedrift kan de få store konsekvenser. Når innbetalingene ikke kommer som forventet, blir det vanskeligere å betale egne regninger, og man kan ende opp med å måtte bruke dyre kredittløsninger.

Hvordan ØkoRåd kan hjelpe deg med faktureringen

Hos ØkoRåd ser vi fakturering som selve hjertet i økonomistyringen. Vi hjelper deg med å etablere gode rutiner som gjør at fakturaene sendes i tide, inneholder riktig informasjon og følges opp på en profesjonell måte.

Våre kunder får tilgang til moderne faktureringsverktøy, hvor de selv kan lage og sende fakturaer når det passer, samtidig som vi alltid er tilgjengelige for å bistå. Vi sørger for at fakturaene oppfyller lovens krav, vi gir råd om betalingsfrister og rutiner som passer din virksomhet, og vi hjelper deg med oppfølging når betalingen lar vente på seg.

Ved å la oss håndtere faktureringen sammen med deg, får du bedre oversikt, raskere innbetalinger og en trygghet for at økonomien er i orden.

Kontakt oss for en prat

Har du lyst til å få bedre flyt i faktureringen? ØkoRåd hjelper små og mellomstore bedrifter over hele landet med å etablere gode rutiner som gir bedre likviditet og enklere økonomistyring.

Ta kontakt med oss i dag for en uforpliktende samtale om hvordan vi kan hjelpe deg og din bedrift.