I koronaens tid har stadig flere virksomheter begynt å tilby varer kjørt hjem, og innført bestillinger og betalingsløsninger via utallige varianter av applikasjoner. Det har også blitt populært med REKO-ringer og andre typer utsalg og vi har sett at det er et behov for veiledning og presiseringer på håndtering av betaling og kontantsalg.
Særlige krav til dokumentasjon av kontantsalg. Kontantsalg defineres som salg av varer og tjenester, der kjøpers betalings-forpliktelse overfor selger gjøresopp ved levering med bruk avbetalingskort eller kontanter. Salg over internett eller ved oppkrav anses ikke som kontantsalg.
Elektroniske betalingsløsninger, som for eksempel Vipps, er omfattet av den sammen regelen som for bankkort og kredittkort. Uansett betalingsmiddel, må dette spesifiseres på dagsoppgjøret og avstemmes.
Kvittering
Ved hvert salg skal det skrives ut en salgskvittering fra kassasystemet. Kvitteringen skal fremlegges for kunden. Det er viktig å presisere at kunden har krav på kvittering ved kontantsalg.
Når kunden betaler med seddel og mynt skal det skrives ut eller sendes kvittering selv om kunden ikke ber om det. Salgskvittering og utleveringskvittering kan også sendes kunden elektronisk via e-post, SMS eller i applikasjoner.
Retten til å få kvittering gjelder også dersom kunden har bestilt og betalt på forhånd, og henter varen på et senere tidspunkt.
Alternativt kan det utstedes faktura for slike transaksjoner. Dersom kassasystemet også brukes til å registrere kredittsalg som blir fakturert på et senere tidspunkt, skal det skrives ut en utleverings-kvittering.
Den eneste salgstransaksjonen hvor kunden ikke kan kreve kvittering, er ved ubetjente salgssteder. Forhåndsnummererte konvolutter og innbundet bok gir kunden her mulighet for en gjenpart.
I takt med utviklingen ser man at flere aktører i større grad tilbyr integrerte kassasystemer via apper og betalingsløsninger.
Krav til registrering
Næringsdrivende plikter å benytte produkterklært kassasystem, og regelverket stiller strenge krav til registrering av kontantsalg. Liste over produkterklærte system finner du ved å gå inn på skatteetatens sider.
Disse er ofte integrert mot betalings løsninger og regnskaps systemer som gjør det enklere for regnskapsførere og næringsdrivende.
Dokumentasjon – salg
Næringsdrivende som har kontant-salg under kr 50 000 per år eksklusive mva, er unntatt krav om kassasystem. Her kan salget dokumenteres med innbundet bok med forhåndsnummererte sider, gjenpart av forhåndsnummererte salgsbilag, eller ved oppstilling over ut- og innleverte varer og kontanter.
Elektroniske salgsrapporter i seg selv er ikke dokumentasjon. Dette er også viktig å merke seg ved registering i mva-registeret når salgsinntekter skal dokumenteres. Dette gjelder også for ambuler-ende og sporadisk kontantsalg.
Hva er ambulerende kontantsalg
Ambulerende kontantsalg kan for eksempel være salg langs veien om sommeren, salg på messer/julemarked og annet.
Pop up salg som er etablert på samme sted over tid, er ikke definert som ambulerende. Det er heller ikke ambulerende dersom en utstiller på marked har fast plass og faste dager for utsalg, eller når det arrangeres en REKO-ring, hvor kundene har bestilt og betalt på forhånd.
Selger kan velge å skrive ut en salgskvittering fra kassasystemet når kunden henter varen eller tjenesten blir utført. Salgsdokumentet skal føres over kundens konto. Betalingen for varen bokføres da som forskuddsbetaling over kundens konto (gjeld til kunden).
Kontantsalg – registrering
Skattedirektoratet har også lagt til grunn at salg kan registreres på kassasystemet og behandles som kontantsalg, selv om betaling finner sted først ved levering hos kunden, for eksempel ved utkjøring av matvarer fra en butikk. Kontantsalget registreres fortløpende på kassaapparatet på forretningsstedet. Kvittering skrives ut og bringes med til kunden.
Enkelte bransjer
Kontantsalg kreves ikke registrert i et kassasystem dersom den bokføringspliktige utsteder salgs-dokument (kontantfaktura). Dettegjelder kun for enkelte bransjer eller yrkesgrupper. En del virksom-heter som i hovedsak selger på kreditt, med full sporbarhet med hensyn til kundeinformasjon(navn og adresse), vil kunne ha kontantsalg som overstigergrensen på 3G.
E-handel
Enhver form for e-handel eller netthandel der salg gjennomføres ved at en vare eller tjeneste bestilles, betales og leveres ved bruk av en nettløsning tilrettelagt av selgeren, uten at selgerens forretningssted (inkl. automater)oppsøkes skal dokumenteres med faktura.
Bestilling av varer og tjenester fraselgerens hjemmeside (på e-post, nettauksjon) hvor betaling o og levering skjer på selgerens forretningssted eller annet leveringssted regnes som ordinært kontantsalg og plikt til kassasystem.
Et eksempel på dette er når en kunde bestiller via app på restaurant til et bestemt tidspunkt og hvor det betales for serverings-tjenesten i tilknytning til måltidet. Her må salget registreres på et produkterklært kassasystem.
