Å bytte regnskapsfører kan virke som en komplisert prosess, men i praksis handler det om å følge noen enkle steg og sørge for at overgangen skjer på en ryddig måte. En vanlig oppsigelsestid for regnskapsoppdrag er tre måneder, men mange regnskapsførere villige til å frafalle dette kravet dersom du ønsker å avslutte samarbeidet tidligere. Du har ingen lovpålagt plikt til å bruke regnskapsfører, men du er selv ansvarlig for at regnskapet ditt er korrekt. Derfor er det avgjørende at du velger en samarbeidspartner som forstår din virksomhet og kan gi deg den oppfølgingen du trenger. Enten du driver et lite enkeltpersonforetak eller en mellomstor bedrift med ansatte, vil et godt regnskapssamarbeid gi deg trygghet, oversikt og bedre beslutningsgrunnlag for fremtiden.
Innhold
Hvordan bytte regnskapsfører steg for steg
Selve prosessen med å skifte regnskapsfører starter med at du tar en grundig vurdering av hvorfor du ønsker endring. Er det manglende oppfølging, høye kostnader, eller har bedriften din utviklet seg slik at du trenger annen kompetanse? Når du har klarhet i dette, blir det enklere å finne en ny regnskapsfører som passer bedre.
Det kan være lurt å følge disse stegene når du skal bytte:
Gjennomgå eksisterende avtale for å finne oppsigelsestid og eventuelle betingelser for avslutning av samarbeidet.
Finn ny regnskapsfører før du sier opp den gamle, slik at du sikrer kontinuitet i regnskapsarbeidet.
Send skriftlig oppsigelse til nåværende regnskapsfører med henvisning til avtalens vilkår.
Be om overlevering av dokumentasjon inkludert bilag, rapporter, lønnsdata og tilganger til regnskapssystemer.
Avtal oppstartsmøte med ny regnskapsfører for å sikre smidig overgang og avklare forventninger.
Sørg for at all dokumentasjon overføres i god tid før den nye regnskapsføreren skal ta over. Dette inkluderer tilgang til regnskapsprogram, bankavtaler og eventuelle fullmakter hos Altinn. En ryddig overlevering reduserer risikoen for feil og forsinkelser i rapporteringen.
Hvor lang tid tar det å bytte regnskapsfører?
Tidsrammen for å bytte regnskapsfører varierer avhengig av flere faktorer, men du bør normalt regne med mellom fire og åtte uker fra du sender oppsigelse til den nye regnskapsføreren er fullt operativ. Den vanligste oppsigelsestiden er tre måneder, men som nevnt kan mange regnskapsførere være fleksible dersom dere blir enige om en kortere periode.
Du bør legge byttet av regnskapsfører til et månedsskifte eller mellom to MVA-perioder. Dette gjør det enklere å avgrense ansvarsforholdet mellom gammel og ny regnskapsfører, og reduserer risikoen for at transaksjoner faller mellom to stoler. Dersom du driver en virksomhet med komplisert struktur eller mange ansatte, kan det være fornuftig å planlegge byttet i en roligere periode av året, for eksempel etter at årsoppgjøret er levert.
Fase | Typisk varighet |
|---|---|
Vurdering og valg av ny regnskapsfører | 1-2 uker |
Oppsigelse og overleveringsperiode | 2-4 uker |
Oppstart og innkjøring hos ny regnskapsfører | 1-2 uker |
Det er viktig å være klar over at forsinkelser kan oppstå dersom den gamle regnskapsføreren ikke leverer dokumentasjon i tide, eller dersom det er uenighet om sluttoppgjør. Rådfør deg gjerne med den nye regnskapsføreren om hvordan dere best kan håndtere slike situasjoner.
Må du si opp selv eller ordner ny regnskapsfører det?
Hovedregelen er at du selv er ansvarlig for å si opp avtalen med eksisterende regnskapsfører. Oppsigelsen bør være skriftlig og inneholde referanse til avtalen, ønsket sluttdato og en forespørsel om overlevering av all relevant dokumentasjon. Dette sikrer at du har dokumentasjon på at oppsigelsen er sendt, og gir grunnlag for å følge opp dersom det oppstår uenigheter.
Mange nye regnskapsførere tilbyr imidlertid å bistå med den praktiske gjennomføringen av byttet. Hos ØkoRåd, som er en landsdekkende kjede av autoriserte regnskapsførere, får du hjelp med å koordinere overleveringen og sikre at alle nødvendige dokumenter og tilganger blir overført på en trygg måte. Dette kan være særlig verdifullt dersom du driver innen bransjer med spesielle krav, som landbruk eller eiendom, hvor det kreves spisskompetanse for å håndtere regnskapet korrekt.
Det kan likevel være lurt å ta direkte kontakt med den gamle regnskapsføreren selv for å avklare eventuelle utestående fakturaer eller uavklarte forhold. På denne måten unngår du at det oppstår konflikter som kan forsinke overleveringen. Husk at du har krav på å få tilbake all dokumentasjon som tilhører virksomheten din, uavhengig av om det er utestående betalinger.
Hva bør du sjekke før du bytter?
Før du tar den endelige beslutningen om å bytte regnskapsfører, er det flere forhold du bør undersøke grundig. Synega.com peker på at varseltegn som hyppige bytter av kontaktperson og forsinkede rapporter kan indikere at det er på tide å vurdere alternativer. Samtidig bør du forsikre deg om at den nye regnskapsføreren faktisk kan levere det du trenger.
Sjekk følgende før du signerer ny avtale:
Autorisasjon: Er regnskapsføreren autorisert av Finanstilsynet? Fra 1. januar 2023 gjelder nye krav til egnethet og kvalitetsstyring for regnskapsførere i Norge.
Bransjekompetanse: Har regnskapsføreren erfaring med din type virksomhet og de særskilte utfordringene den medfører?
Kapasitet: Kan regnskapsføreren håndtere ditt volum og levere rapporter innen de fristene du trenger?
Prising: Er prismodellen transparent og forutsigbar, eller risikerer du uventede kostnader?
Referanser: Kan regnskapsføreren vise til fornøyde kunder i lignende situasjoner?
Ole Petter Olsen, innehaver av Baker Olsen, beskriver sitt samarbeid med ØkoRåd slik: «Vi har hatt Økoråd i alle år, og det fungerer helt topp.» Slike tilbakemeldinger fra eksisterende kunder kan gi verdifull innsikt i hvordan samarbeidet faktisk fungerer i praksis.
Oppsummering og veien videre
Å bytte regnskapsfører handler om å ta kontroll over virksomhetens økonomistyring og sikre at du får den oppfølgingen du fortjener. Prosessen krever noe planlegging, men med riktig tilnærming kan overgangen gjennomføres smidig og uten forstyrrelser i den daglige driften. Det viktigste er å velge en regnskapsfører som forstår din bransje, har kapasitet til å følge deg opp, og som kan bidra med rådgivning utover det rent tekniske regnskapsarbeidet.
Trenger du hjelp med regnskap, rapportering eller økonomistyring? ØkoRåd har autoriserte regnskapsførere med lokal tilstedeværelse over hele landet, kombinert med solid fagkompetanse innen ulike bransjer. Ta kontakt for en uforpliktende samtale om hvordan vi kan bistå din virksomhet.